Hyvä projektijohtaja tekee selkeät alkumäärittelyt, kirkastaa tavoitteet ja rakentaa projektille toimintaympäristön, joka mahdollistaa onnistumisen. Projektinjohtaminen on ennen kaikkea ihmisten kanssa työskentelyä. Siksi projektijohtajan on osattava lukea aina tilannetta, ja mukauttaa sekä johtamistyyliään että metodejaan kuhunkin projektiin sopiviksi
Muun muassa näitä asioita LINKin projektijohtajat Onni-Matti Halkola ja Mikko Kukkonen listasivat, kun tiedustelin heiltä hyvän projektijohtajan ominaisuuksia. Projektijohtaminen on hyvinkin arkista touhua, mutta sen voi tehdä hyvin tai huonosti. Liiketoiminnallisesti hyvä projektin johtaminen on erittäin kriittistä – ja näkyy niin sanotusti viivan alla.
Monialainen tiimi korvaa aukkoja yhden osaamisessa
Tuotekehitysprojekteissa on usein tavoitteena toteuttaa jotakin täysin uutta. Projektin toteuttamiselle ei siis ole olemassa olevaa valmista mallia. LINKillä toteutetaankin monialaisia projekteja laidasta laitaan. Työpöydiltä löytyy niin teknologiaprojekteja (uuden rakentamista ja vanhan parantamista) kuin mekaniikka-, tuotteistus sekä design-projektejakin. ”Meillä on monialainen ymmärrys projekteista. Tilaaja ei koskaan saa vain nimettyä tiimiä, vaan koko LINKin osaamisen. Haasteita ratkotaan yhdessä”, Onni-Matti kertoo.
Monialaisuus vaatii vahvaa ammattitaitoa projektijohtajalta. ”Teknologia- ja tuoteprojekteissa on useimmiten paljon osaajia mukana. Projektijohtajan tehtävä on ottaa kaikki asiantuntijat huomioon, ja rakentaa toimintaympäristö, jossa jokainen projektissa mukana oleva voi toimia oman asiantuntemuksen kasvattamiseksi. Keskeistä on käyttää hyväksi tiimin vahvuuksia, mutta yhtä keskeistä on ymmärtää heikkoudet”, toteaa Onni-Matti.
Projektin johtamisesta löytyy pilvin pimein kirjallisuutta ja oppaita. Tunnettuja metodeja on paljon – esimerkiksi Lean-malli on viime vuosina ollut suosiossa. ”Jotkut projektijohtajat käyttävät vain yhtä tiettyä metodia, mutta oma näkemykseni on, että jokaisessa projektissa tilannejohtaminen on keskeistä: valitaan tilanteeseen sopivat mallit ja hyödynnetään eri metodeja”, Mikko toteaa.
”Sprinttimalli on todettu hyväksi hankkeissa, jotka ovat lyhytkestoisia ja keskittyvät pienemmän kokonaisuuden hallintaan. Putousmallin edut tulevat esille taas pitkäkestoisissa ja useamman teknologian hankkeissa”, jatkaa Onni-Matti.
Kiire on suurin sudenkuoppa
Onnistuneen projektin edellytyksenä on riittävän huolellisesti tehty pohjatyö, jossa koko projektiryhmä saatetaan kartalle, mikä on projektissa tavoitteena, ja millaiseen lopputulokseen ollaan tyytyväisiä.
”Suurimmat ongelmat syntyvät yleensä siitä, että toteutus lähtee liikkeelle ilman kunnollisia alkumäärittelyjä. On toki inhimillistä, että halutaan saada heti aikaan valmista, mutta liiallinen kiire on kuitenkin lopulta se pahin hidaste”, Mikko toteaa.
Vallitseva maailmantilanne vaikuttaa myös tällä hetkellä tuote- ja teknologiaprojekteihin: komponenttipula on koronan johdosta valtava, ja sen myötä tulee viivästyksiä. ”Enää ei riitä, että kriittisille poluille on mietitty niin sanottu suunnitelma B. Pitää olla myös suunnitelmat C, D ja E:kin”, Onni-Matti sanoo.
Onnistunutkin projekti sisältää haasteita
Projekti on jatkuvaa oppimista ja tekemisen optimointia. ”Tuotekehitys- ja teknologiaprojektit ovat usein pitkiä. Niissä opit ja korjaukset tehdään pitkin projektia, ja kirjataan ylös, miten ongelmat on ratkottu. Projektin päättyessä usein muistetaan vain loppusuora, ja fiilis jää siitä. Siksi on tärkeä kirjata kaikki olennainen ylös, jotta vaiheet voidaan käydä läpi vielä projektin päättyessä”, Mikko toteaa.
Mutta millainen on onnistunut projekti? ”Kyllä onnistuneessa projektissa kaikki osapuolet ovat tyytyväisiä matkaan. Tiedetään miksi ja miten ollaan tässä pisteessä. Haasteet kuuluvat asiaan. Projekti olisi suoraan sanottuna ollut tylsä, jossa siinä ei olisi ollut mitään haastetta matkan varrella”, Onni-Matti sanoo. ”Kun lopputuotoksesta voidaan yhdessä olla ylpeitä, projekti on ollut onnistunut”, lisää Mikko.
Muistilista tuotekehitys- ja teknologiaprojekteihin
- Hyvällä projektijohtajalla on ymmärrys käytettävästä teknologiasta
- Määrittele aluksi tahtotila, ja varmista, että kaikki projektin osapuolet ymmärtävät sen. Selkeä kuva auttaa karikoissa: palataan siihen, mikä on projektin tavoite.
- Seuraa aktiivisesti tahtotilan toteutumista. Jos on tarve, määrittele tahtotila uudelleen matkan varrella.
- Muista riittävä resurssointi hankejohtamiseen.
Millainen projektijohtaja olen?
Onni-Matti: Koen, että tärkein tehtäväni on olla onnistuneen projektin mahdollistaja: autan asiantuntijoita tekemään parhaan lopputuloksen, ja annan myös jokaiselle asiantuntijalle tilaa onnistua. Projekti perustuu aina luottamukseen. Mielestäni projektijohtajan tärkein ominaisuus on hyvät viestintätaidot.
Mikko: Olen tilanteeseen mukautuva, ja säädän tekemisen sen mukaan, mitä tarvitaan. Minulle yksityiskohdat ovat tärkeitä, ja raportoin projektit aina tarkasti. Olen mieluummin yksityiskohtia korostava ja esiintuova, kuin ympäripyöreä. Minulla on myös vahva tekninen tausta sekä prosessit ja mekaniikka hallussa. Mielestäni projektijohtajan tärkeimmät ominaisuudet ovat kärsivällisyys, määrätietoinen eteenpäin puskeminen sekä keskustelu- ja suunnittelutaidot
Lue lisää LINKin projektinjohtamisen palveluista
Vuokraprojektipäällikkö ja -johtaja tuo joustavuutta organisaatiosi projektiarkeen. Projektit voivat alkaa kiireellisinä, jolloin myös johtaminen tulee olla saatavilla nopeasti. Jos projektin käynnistyessä sille pitää rekrytoida oma päällikkö, ollaan jo pahasti myöhässä. Meiltä saat nopeasti osaavan johtajan tarpeisiisi – osa-aikaisena tai kokopäiväisenä.
Ota yhteyttä suoraan projektipäälliköihin tai toimariimme Jaakko Anttilaan
JAAKKO ANTTILA
CEO, moponkorjaaja, ideanikkari
