Helsingin kaupungin Varaamo on digitaalinen tilavarauspalvelu, joka mahdollistaa kaupunkilaisille omatoimisen tilojen ja resurssien varaamisen verkossa. Palvelun kautta voi varata esimerkiksi kokoushuoneita, liikuntasaleja sekä laitteita, kuten 3D-tulostimia. Tavoitteena oli tukea uuden järjestelmän käyttöönottoa ja varmistaa sujuva siirtymä uuteen toimintamalliin kaupungin sisällä.
Asiakkaan haaste
Uuden järjestelmän käyttöönotto muutti tilavarausprosessia ja henkilöstön roolia merkittävästi. Siirtymävaiheessa keskeiseksi haasteeksi nousi se, miten työntekijöitä tuetaan omaksumaan uusi toimintamalli ja varmistetaan yhtenäinen tapa toimia eri yksiköissä.
Tilavarausprosessiin liittyi useita vaiheita ja toimijoita, joiden kokonaisuus oli osin epäselvä. Tarvittiin selkeä ja käytännönläheinen ohjeistus, joka tukee työntekijöiden etenemistä palvelupolulla ja vähentää epävarmuutta arjen työssä.
Yhteiskehittämisellä yhteinen ymmärrys
Projekti toteutettiin palvelumuotoilun menetelmin tiiviissä yhteistyössä Helsingin kaupungin sidosryhmien kanssa. Työssä kartoitettiin tilavarausprosessin keskeiset vaiheet ja tunnistettiin ne kohdat, joissa ohjeistusta tarvittiin eniten.
Yhteiskehittämisen työpajoissa kerättiin näkemyksiä eri toimijoilta ja rakennettiin yhteinen ymmärrys prosessista. Tämän pohjalta tuotettiin ohjeistussisältöä, joka jäsentää työntekijöiden etenemistä tilavarausten palvelupolulla.
Keskeisiä vaiheita havainnollistettiin visualisoinneilla, jotka tukevat kokonaisuuden hahmottamista ja helpottavat ohjeistuksen käyttöönottoa.
Asiakkaan palaute:
”On ollut mahtavaa saada ulkopuolista näkökulmaa tähän kokonaisuuteen. Hyvin opettavainen prosessi. Tämän rakenteen mukainen sivuston on tilattu ja alkuun tuotetaan kevyempi versio.”
Jäsennelty ja yhtenäinen toimintatapa
LINK vastasi palvelumuotoiluprosessin suunnittelusta ja fasilitoinnista sekä ohjeistuksen rakenteen ja sisällön kehittämisestä.
Työssä yhdistyivät käyttäjälähtöinen analyysi, yhteiskehittäminen ja tiedon jäsentäminen selkeäksi kokonaisuudeksi. Lisäksi tuotettiin visualisointeja ja tuettiin toimintamallien kehittämistä osana laajempaa palvelukokonaisuutta.
Lopputuloksena syntyi selkeä ja jäsennelty ohjeistus, joka tukee työntekijöiden toimintaa Varaamo-palvelun taustalla ja helpottaa uuden järjestelmän käyttöönottoa.
Ratkaisu yhtenäistää toimintatapoja, parantaa prosessin ymmärrettävyyttä ja tukee sujuvaa siirtymää uuteen palvelumalliin. Samalla se edistää kaupungin tavoitetta vapauttaa henkilöstön aikaa muihin tehtäviin
Mitä teimme?
- Go Create: Yhteiskehittäminen ja fasilitointi
- Palvelumuotoilu
- Visualisointi
- Ohjeistuksen koonti
- Toimintamallien kehittäminen